調達・契約
RFP（提案依頼書）とは
発注側が要件を提示し、ベンダーに提案と見積りを求める文書。選定の土台になる。
この言葉が出てくる場面
たとえば、三社から提案を受け取ったが、前提の読み方が各社で違い、金額を並べても比べられない。評価の観点と前提条件を依頼書に書いておけば、提案側も揃えて出してくるため、選定の説明もしやすくなります。
実務でどう使うか
提案を比べられる形で集めるための文書です。目的・背景・現状・求める要件・前提条件・評価の観点・スケジュールを書きます。評価の観点を先に示しておくと、提案側も力の入れどころが分かり、こちらも選定の説明がしやすくなります。質問の受付期間を設けると、こちらの要件の抜けにも気づけます。
つまずきやすい点
要件を細かく指定しすぎると、提案の幅が消えて横並びになります。目的と制約は厳しく、手段は提案に委ねるという書き分けをすると、比べる価値のある提案が集まります。
あわせて押さえる用語
- 調達外部から製品・サービス・人材を購入・契約して調達する活動。要件定義から契約・検収までを管理する。
- SOW（作業範囲記述書）委託する作業の範囲・成果物・条件を具体的に記した文書。契約の前提として認識を合わせる。